Leads

¿Qué es un Lead?

Un Lead representa un posible cliente que se encuentra en una etapa inicial del proceso comercial.

Esta instancia permite registrar, analizar y realizar el seguimiento de potenciales clientes antes de determinar su viabilidad y convertirlos en una oportunidad de negocio.

¿Cómo se obtienen los Leads?

Los Leads pueden generarse de distintas maneras:

Búsqueda comercial

A través de la prospección realizada por vendedores o agentes comerciales.

Consultas de potenciales clientes

Mediante consultas realizadas por potenciales clientes a través de los canales de comunicación habilitados por la empresa.

Gestión de Leads

Acceso al listado de Leads

Para acceder al listado de Leads, ingresar a CRM → Ventas → Leads.

Al ingresar, se visualizará el listado de Leads registrados en el sistema.

Figura 1. Listado de Leads

Desde esta pantalla será posible visualizar y gestionar los Leads registrados, realizar búsquedas avanzadas, aplicar filtros, organizar la información y acceder al detalle de cada registro.

Vistas del listado

Las vistas permiten visualizar los Leads según diferentes criterios, facilitando su organización y seguimiento.

Figura 2. Vistas del listado de Leads

Vistas disponibles

• Todas: muestra todos los Leads registrados en el sistema.
• Mis actividades: muestra los Leads que poseen actividades asignadas al usuario actual.
• Sin asignar: muestra los Leads que aún no tienen un vendedor asignado.
• Perdidos: muestra los Leads marcados como perdidos.
• Seguidos: muestra los Leads seguidos por el usuario actual.
• Archivados: muestra los Leads archivados.

Personalización de vistas

Las vistas pueden personalizarse desde el menú Grupo de acciones (⋮), ubicado en el extremo superior derecho del listado.

Figura 3. Menú de configuración de vistas

nota

La opción Restablecer permite recuperar la configuración predeterminada de las vistas.

Acciones sobre las vistas

Desde este menú es posible acceder a acciones adicionales para gestionar el comportamiento de cada vista.

• Aplicar vista: aplica la vista seleccionada al listado.
• Quitar de favoritos: elimina la vista de la sección de favoritos.
• Establecer como predeterminada: establece la vista seleccionada como predeterminada al ingresar al módulo.

Herramientas del listado

El listado de Leads dispone de distintas herramientas que permiten localizar, organizar y personalizar la información visualizada.

Figura 4. Herramientas del listado de Leads

Agrupar por

Permite organizar los Leads en grupos según distintos criterios, como vendedor, equipo comercial, prioridad, empresa o etiquetas.

Buscar

Permite localizar rápidamente un Lead mediante la búsqueda por nombre.

Filtros

Permite aplicar criterios de búsqueda para visualizar únicamente los Leads que cumplan determinadas condiciones. Una vez seleccionados los criterios deseados, hacer clic en Aplicar filtros.

Administrador de columnas

Permite seleccionar qué campos se mostrarán en la tabla y reorganizar su orden según las necesidades del usuario. Una vez realizados los cambios, hacer clic en Aplicar columnas.

Crear un Lead

Los Leads pueden crearse manualmente por los usuarios del sistema o generarse automáticamente a través de los canales de comunicación configurados en el CRM.

Creación automática

Los Leads pueden crearse automáticamente mediante los canales de comunicación integrados con el CRM, como correo electrónico, WhatsApp u otros canales configurados por la empresa.

Creación manual

Para crear un Lead manualmente:

1. Ingresar a CRM → Ventas → Leads.
2. Hacer clic en Nuevo Lead.
3. Completar la información requerida en el formulario de Nuevo Lead.
4. Hacer clic en Crear para guardar el registro.

Formulario de creación de Lead

Al crear un nuevo Lead se visualizará un formulario donde podrá registrarse la información del posible cliente.

General

Esta sección permite registrar la información principal del Lead.

Figura 5. Sección General del formulario de Lead

• Probabilidad: indica el porcentaje estimado de conversión del Lead en una oportunidad.
• Fecha límite: fecha límite estimada para el seguimiento del Lead.
• Título: nombre identificatorio del Lead.
• Vendedor asignado: usuario responsable del seguimiento del Lead.
• Contacto: permite seleccionar un contacto existente.
• Nombre del contacto: nombre del contacto asociado al Lead.
• Correo electrónico del contacto: correo electrónico del contacto.
• Teléfono del contacto: teléfono de contacto.
• Etiquetas: permite asignar etiquetas para facilitar la clasificación y búsqueda de registros.
• Prioridad: nivel de prioridad asignado al Lead.

nota

Al seleccionar un contacto existente, el sistema completará automáticamente determinados campos utilizando la información previamente registrada.

Información adicional

Esta sección permite registrar información complementaria asociada al Lead.

tip

La sección Información adicional permite ampliar la información del Lead con datos adicionales para facilitar su clasificación y seguimiento.

Información de la empresa

Permite registrar los datos de ubicación y empresa asociados al Lead.

Figura 6. Sección Información de la empresa

• Empresa: empresa asociada al Lead.
• Calle: dirección principal.
• Calle 2: dirección complementaria.
• Ciudad: ciudad.
• Código postal: código postal.
• País: país.
• Provincia / Estado: provincia o estado.

Información de contacto y responsables

Permite registrar información adicional del contacto asociado al Lead y definir la asignación interna del Lead dentro de la organización.

Figura 7. Sección Información de contacto

• Cargo: puesto o función del contacto.
• Sitio web del contacto: sitio web asociado al contacto o empresa.
• Compañía: compañía interna asociada al registro.
• Equipo comercial: equipo comercial responsable del Lead.

Notas

Permite registrar información adicional, comentarios o detalles relevantes relacionados con el Lead.

Figura 8. Sección Notas

Acciones finales

Una vez completada la información del Lead, estarán disponibles las siguientes acciones:

• Crear: guarda el Lead y cierra el formulario.
• Crear y crear otro: guarda el Lead actual y abre un nuevo formulario para registrar otro Lead.
• Cancelar: cancela la operación sin guardar los cambios realizados.

Acciones sobre un Lead

Una vez creado un Lead, será posible acceder a su información desde el listado de Leads para consultar, modificar o eliminar el registro.

Para acceder a un Lead y gestionar sus acciones, es posible:

• Hacer clic sobre el registro correspondiente.
• Utilizar el menú Grupo de acciones (⋮) disponible al final de cada fila.

Figura 9. Grupo de acciones disponible para un Lead

Visualización del Lead

La opción Ver permite acceder al detalle completo de un Lead.

Al acceder, se visualizará toda la información registrada, incluyendo datos generales, notas e información adicional.

Desde esta vista estarán disponibles las siguientes acciones:

Figura 10. Acciones disponibles en la vista de un Lead

Convertir en oportunidad

La opción Convertir en oportunidad permite transformar un Lead en una oportunidad comercial cuando ha sido calificado como viable para continuar el proceso de ventas.

nota

Para convertir un Lead en una Oportunidad, primero deben configurarse las Etapas desde CRM → Configuraciones → Etapas, ya que estas definirán el flujo de estados de la oportunidad dentro del proceso comercial.

Al seleccionar esta opción, el sistema solicitará una confirmación antes de realizar la conversión.

Figura 11. Confirmación de conversión a oportunidad

Opciones de confirmación

• Confirmar: convierte el Lead en una oportunidad.
• Cancelar: cancela la operación sin realizar cambios.

nota

Una vez convertido, el registro dejará de gestionarse como Lead y pasará automáticamente al listado de oportunidades.

Marcar como perdido

La opción Marcar como perdido permite indicar que un Lead no continuará dentro del proceso comercial.

Al seleccionarla, se abrirá una ventana donde será necesario indicar el motivo de la pérdida y, opcionalmente, registrar información adicional.

Figura 12. Confirmación de Lead perdido

Campos requeridos

• Motivo de pérdida: motivo por el cual el Lead fue marcado como perdido.
• Descripción de pérdida: observaciones o detalles adicionales relacionados con la pérdida.

nota

Las opciones disponibles en Motivo de pérdida son configurables desde CRM → Configuraciones → Motivos de pérdida.

Opciones de gestión

• Enviar: guarda la información y marca el Lead como perdido.
• Cancelar: cancela la operación sin realizar cambios.

nota

Los Leads marcados como perdidos podrán visualizarse posteriormente desde la vista Perdidos y restaurarse cuando sea necesario.

Chatter

El Chatter permite registrar comunicaciones, notas y actividades relacionadas con un Lead, facilitando el seguimiento y la colaboración entre usuarios.

Figura 13. Chatter de un Lead

Acciones disponibles

• Enviar mensaje: enviar mensajes relacionados con el Lead.
• Registrar nota: registrar notas internas para seguimiento.
• Programar actividad: programar actividades asociadas al Lead.

nota

Para más información sobre el funcionamiento del Chatter y la gestión de actividades, consultar la sección correspondiente.

Editar un Lead

La opción Editar permite modificar la información registrada en el Lead.

Una vez realizados los cambios, hacer clic en Guardar cambios para guardar la información o en Cancelar para descartar las modificaciones.

Eliminar un Lead

La opción Eliminar permite retirar un Lead del listado principal.

Una vez eliminado, el Lead permanecerá disponible en la vista Archivados, desde donde podrán ejecutarse las siguientes acciones mediante el menú Grupo de acciones o utilizando Acciones masivas:

• Restaurar: recupera el Lead y lo devuelve al listado principal.
• Eliminar permanentemente: elimina el Lead de forma definitiva del sistema.

aviso

Los Leads eliminados mediante Eliminar permanentemente no podrán recuperarse posteriormente.