Oportunidades
¿Qué es una oportunidad?
Una oportunidad representa una instancia comercial calificada con potencial de convertirse en una venta.A diferencia de un Lead, que se encuentra en una etapa inicial de evaluación, una oportunidad indica que existe una posibilidad concreta de negocio y que el proceso comercial puede continuar a través de las distintas etapas del pipeline.
¿Cómo se obtienen las oportunidades?
Las oportunidades pueden generarse de distintas maneras:Mediante la conversión de un Lead previamente calificado como viable.
A través de la creación manual realizada por un usuario dentro del módulo CRM.
Gestión de oportunidades
Acceso al listado
Para acceder al listado de oportunidades, ingresar a CRM → Ventas → Oportunidades.Desde esta sección es posible visualizar y administrar todas las oportunidades registradas en el sistema.
Figura 1. Listado de oportunidades
Pipeline comercial
El pipeline comercial permite organizar y realizar el seguimiento de las oportunidades a medida que avanzan por las distintas etapas del proceso de ventas.
Figura 2. Etapas del pipeline comercial
Las etapas del pipeline comercial se configuran y administran desde CRM → Configuraciones → Etapas.
Visualización del listado
Las oportunidades pueden visualizarse en formato Kanban o Tabla según las necesidades de gestión de cada usuario.El cambio de vista se realiza mediante el selector ubicado en la esquina superior derecha del listado.
Vista Kanban
Permite visualizar las oportunidades mediante tarjetas organizadas según las etapas del pipeline comercial, facilitando el seguimiento del proceso de ventas.
Figura 3. Vista Kanban
Las columnas de la vista Kanban corresponden a las etapas del pipeline comercial.
Herramientas de la vista Kanban
Permite definir la cantidad de tarjetas visibles por etapa del pipeline.
Permite organizar las oportunidades según distintos criterios.
Permite personalizar la información visible en las tarjetas. Los campos seleccionados se visualizarán en todas las tarjetas de la vista Kanban.
Vista Tabla
Permite visualizar las oportunidades en formato de listado, mostrando información detallada de cada registro.
Figura 4. Vista Tabla
Herramientas de la vista Tabla
Permite organizar las oportunidades según distintos criterios.
Permite localizar rápidamente una oportunidad mediante búsqueda por nombre.
Permite aplicar criterios para visualizar únicamente registros específicos.
Permite seleccionar las columnas visibles y reorganizar su orden dentro del listado.
Vistas del listado
Las vistas del listado permiten visualizar las oportunidades según diferentes criterios, facilitando la organización y el seguimiento de los registros.Vistas disponibles
- Todas: muestra todas las oportunidades disponibles.
- Mis actividades: muestra las oportunidades con actividades asignadas al usuario.
- Mi pipeline: muestra las oportunidades asignadas al usuario dentro de su pipeline comercial.
- Seguidas: muestra las oportunidades seguidas por el usuario.
- Sin asignar: muestra las oportunidades que no tienen vendedor asignado.
- Pendientes: muestra las oportunidades activas dentro del proceso comercial.
- Ganadas: muestra las oportunidades marcadas como ganadas.
- Perdidas: muestra las oportunidades marcadas como perdidas.
- Archivadas: muestra las oportunidades archivadas.
Personalización de vistas
Las vistas pueden personalizarse desde el menú Grupo de acciones (⋮), ubicado en el extremo superior derecho del listado.
Figura 5. Menú de configuración de vistas
La opción Restablecer permite restaurar la configuración predeterminada de las vistas.
Desde este menú es posible acceder a acciones adicionales para gestionar el comportamiento de cada vista.
- Aplicar vista: aplica la vista seleccionada al listado.
- Quitar de favoritos: elimina la vista de favoritos.
- Establecer como predeterminada: establece la vista seleccionada como predeterminada.
Crear una oportunidad
Las oportunidades pueden generarse mediante la conversión de un Lead previamente calificado o a través de la creación manual realizada por un usuario.
Conversión desde un Lead
Desde la vista de detalle de un Lead, es posible convertir el registro en una oportunidad cuando haya sido calificado como viable para continuar el proceso de ventas.Para realizar la conversión:
- Acceder a la vista del Lead.
- Hacer clic en Convertir en oportunidad.
- Confirmar la operación.
Una vez realizada la conversión:
- El registro dejará de visualizarse en la sección Leads.
- Pasará automáticamente a Oportunidades.
- La oportunidad se creará con la etapa inicial configurada para el pipeline.
La etapa inicial asignada dependerá de la configuración definida para el pipeline comercial.
Creación manual
Para crear una oportunidad manualmente:- Ingresar a CRM → Ventas → Oportunidades.
- Hacer clic en Nueva oportunidad.
- Completar la información requerida en el formulario de Nueva oportunidad.
- Hacer clic en Crear para guardar el registro.
Formulario de creación de oportunidad
Al crear una nueva oportunidad se visualizará un formulario donde podrá registrarse la información necesaria para gestionar y dar seguimiento a una oportunidad comercial.General
Esta sección permite registrar la información principal de una oportunidad.
Figura 6. Sección General del formulario de oportunidad
- Ingreso esperado: permite registrar el monto estimado de ingresos asociados a la oportunidad.
- Probabilidad: indica el porcentaje estimado de cierre de la oportunidad.
- Fecha límite: fecha límite estimada para la gestión de la oportunidad.
- Título: nombre identificatorio de la oportunidad.
- Vendedor asignado: usuario responsable de la gestión comercial.
- Contacto: permite seleccionar un contacto existente.
- Nombre del contacto: nombre del contacto asociado.
- Correo electrónico del contacto: correo electrónico del contacto.
- Teléfono del contacto: teléfono de contacto.
- Etiquetas: permite asignar etiquetas para facilitar la clasificación y búsqueda.
- Prioridad: nivel de prioridad asignado a la oportunidad.
Al seleccionar un contacto existente, el sistema completará automáticamente determinados campos utilizando la información previamente registrada.
Información adicional
Permite registrar información complementaria asociada a la oportunidad. La información se encuentra organizada en distintas secciones para facilitar su gestión.
La sección Información adicional permite ampliar la información de la oportunidad con datos adicionales para mejorar su seguimiento y clasificación.
Información de la empresa
Permite registrar los datos de ubicación y empresa asociados a la oportunidad.
Figura 7. Sección Información de la empresa
- Empresa: empresa asociada a la oportunidad.
- Calle: dirección principal.
- Calle 2: dirección complementaria.
- Ciudad: ciudad.
- Código postal: código postal.
- País: país.
- Provincia / Estado: provincia o estado.
Información de contacto y responsable
Permite registrar información adicional del contacto asociado a la oportunidad y definir la asignación interna de la oportunidad dentro de la organización.
Figura 8. Sección Información de contacto
- Cargo: puesto o función del contacto.
- Sitio web del contacto: sitio web asociado al contacto o empresa.
- Compañía: compañía interna asociada al registro.
- Equipo comercial: equipo comercial responsable de la oportunidad.
La información de esta sección es opcional y puede completarse según las necesidades de gestión y seguimiento de la oportunidad.
Notas
Permite registrar información adicional, comentarios o detalles relevantes relacionados con la oportunidad.
Figura 9. Sección Notas del formulario de oportunidad
Acciones finales
Una vez completada la información de la oportunidad, estarán disponibles las siguientes acciones para finalizar la creación del registro:
- Crear: guarda la oportunidad y cierra el formulario.
- Crear y crear otra: guarda la oportunidad actual y abre un nuevo formulario para registrar una nueva oportunidad.
- Cancelar: cancela la operación sin guardar los cambios realizados.
Una vez creada, la oportunidad podrá visualizarse tanto en la vista Kanban como en la vista Tabla, según el formato de visualización seleccionado.
Acciones sobre una oportunidad
Una vez creada una oportunidad, será posible acceder a su información para consultar, modificar o gestionar su avance dentro del pipeline comercial.
Para acceder a una oportunidad y gestionar sus acciones, es posible:
- Hacer clic sobre la oportunidad correspondiente.
- Utilizar el menú Grupo de acciones (⋮) disponible al final de cada fila en la vista Tabla.
Figura 10. Grupo de acciones disponible para una oportunidad
Visualización de una oportunidad
La opción Ver permite acceder al detalle completo de una oportunidad.Al acceder, se visualizará toda la información registrada, incluyendo datos generales, notas e información adicional.
Desde esta vista estarán disponibles las siguientes acciones:
Figura 11. Acciones disponibles desde la vista de una oportunidad
Marcar como ganada
La opción Marcar como ganada permite indicar que la oportunidad fue cerrada exitosamente.
Figura 12. Confirmación de oportunidad ganada
Opciones de confirmación
- Confirmar: guarda la información y marca la oportunidad como ganada sin crear un nuevo cliente.
- Cancelar: cancela la operación sin realizar cambios.
Durante la confirmación, podrá habilitarse la opción Crear un nuevo cliente para registrar un nuevo cliente.
Figura 13. Confirmación de oportunidad ganada creando un nuevo cliente
Si la oportunidad ya posee información de contacto registrada, los campos del nuevo cliente se completarán automáticamente con los datos disponibles.
Opciones de creación de cliente
- Confirmar: guarda la información, crea el cliente y marca la oportunidad como ganada.
- Cancelar: cancela la operación sin realizar cambios.
Las oportunidades marcadas como ganadas podrán visualizarse posteriormente desde la vista Ganadas.
Marcar como perdida
La opción Marcar como perdida permite indicar que no fue posible continuar con la gestión comercial de la oportunidad.
Figura 14. Confirmación de oportunidad perdida
Campos disponibles
- Motivo de pérdida: motivo por el cual la oportunidad fue marcada como perdida.
- Descripción de pérdida: observaciones o detalles adicionales relacionados con la pérdida.
Las opciones de Motivo de pérdida se configuran desde CRM → Configuraciones → Motivos de pérdida.
Opciones de gestión
- Enviar: guarda la información y marca la oportunidad como perdida.
- Cancelar: cancela la operación sin realizar cambios.
Las oportunidades perdidas podrán visualizarse posteriormente desde la vista Perdidas.
Nueva cotización
La opción Nueva cotización permite generar una nueva cotización asociada a la oportunidad.
Figura 15. Creación de cotización desde una oportunidad
Desde esta ventana será posible:
- Crear un nuevo cliente.
- Vincular la cotización a un cliente existente.
- Generar la cotización sin asociarla a un cliente.
Si la oportunidad ya posee información de contacto registrada, los campos del cliente se completarán automáticamente.
Al confirmar mediante Enviar, el sistema redireccionará al formulario de cotización.
La gestión completa de cotizaciones se encuentra documentada en la sección Cotizaciones.
Chatter
El Chatter permite registrar comunicaciones, notas y actividades relacionadas con una oportunidad.
Figura 16. Chatter de una oportunidad
Acciones disponibles
- Enviar mensaje
- Registrar nota
- Programar actividad
Para más información sobre el funcionamiento del Chatter y las actividades, consultar la sección correspondiente.
Editar una oportunidad
La opción Editar permite modificar la información registrada.Una vez realizados los cambios, hacer clic en Guardar cambios para guardar la información o en Cancelar.
Eliminar una oportunidad
La opción Eliminar permite retirar la oportunidad del listado principal.Una vez eliminada, permanecerá disponible en Archivadas, desde donde podrán ejecutarse:
- Restaurar: restaura la oportunidad.
- Eliminar permanentemente: elimina la oportunidad de forma permanente.
Las oportunidades eliminadas de forma permanente no podrán recuperarse posteriormente.