Leads

¿Qué es un Lead?

Un Lead representa un posible cliente que se encuentra en una etapa inicial del proceso comercial. Esta instancia permite registrar, analizar y realizar el seguimiento de potenciales clientes antes de determinar su viabilidad y convertirlos en una oportunidad de negocio.

¿Cómo se obtienen los Leads?

Los Leads pueden generarse de distintas maneras:

• A través de la búsqueda comercial realizada por un vendedor o agente comercial.
• Mediante consultas realizadas por potenciales clientes a través de los canales de comunicación habilitados por la empresa.

Gestion de Leads

Acceso al listado de Leads

Para acceder al listado de Leads, ingresar a:

CRM → Sales → Leads

Al ingresar, se visualizará el listado de Leads registrados en el sistema. Desde esta pantalla será posible realizar búsquedas, aplicar filtros, agrupar información y acceder al detalle de cada registro.

Figura 1. Listado de Leads

Vistas del listado

Las vistas del listado permiten visualizar los Leads según diferentes criterios, facilitando la organización y el seguimiento de los registros.

Figura 2. Vistas del listado de Leads

Las vistas disponibles pueden personalizarse desde el menú ActionGroup (⋮), situado en el extremo superior derecho del listado.

Figura 3. ActionGroup de las Vistas del listado de Leads

Desde el menú ActionGroup de cada vista es posible acceder a acciones adicionales para personalizar su comportamiento.

Figura 4. Opciones disponibles para una vista

• Apply View: aplica la vista seleccionada al listado.
• Remove from Favorites: elimina la vista de la sección de favoritos.
• Set as Default: establece la vista seleccionada como vista predeterminada al ingresar al módulo.

nota

La opción Reset permite restaurar la configuración predeterminada de las vistas.

Vistas disponibles

• All: muestra todos los Leads registrados en el sistema.
• My Activities: muestra los Leads que poseen actividades asignadas al usuario actual.
• Unassigned: muestra los Leads que aún no tienen un vendedor asignado.
• Lost: muestra los Leads marcados como perdidos.
• Followed: muestra los Leads seguidos por el usuario actual.
• Archived: muestra los Leads archivados.

Herramientas del listado

El listado de Leads dispone de diversas herramientas que permiten localizar, organizar y personalizar la información visualizada.

Figura 5. Herramientas del listado de Leads

Herramientas disponibles

• Group By: permite organizar los Leads en grupos según distintos criterios disponibles, como vendedor, equipo comercial, prioridad, empresa o etiquetas.
• Search: permite localizar rápidamente un Lead mediante la búsqueda por nombre.
• Filters: permite aplicar criterios de búsqueda para visualizar únicamente los Leads que cumplan determinadas condiciones. Una vez seleccionados los criterios deseados, hacer clic en Apply filters para actualizar el listado.
• Column Manager: permite seleccionar qué campos se mostrarán en la tabla y reorganizar su orden según las necesidades de cada usuario. Una vez realizados los cambios, hacer clic en Apply columns para actualizar la visualización del listado.

Crear un Lead

Los Leads pueden registrarse manualmente por los usuarios del sistema o generarse automáticamente a través de los canales de comunicación configurados.

Creación automática

Los Leads pueden crearse automáticamente mediante los canales de comunicación integrados con el CRM, como correo electrónico, WhatsApp u otros canales configurados por la empresa.

Creación manual

Para crear un Lead manualmente:

1. Ingresar a CRM → Sales → Leads.
2. Hacer clic en New Lead.
3. Completar la información requerida en el formulario de New Lead.
4. Hacer clic en Create para guardar el registro.

Figura 6. Botón New Lead para la creación manual de un Lead

Formulario de New Lead

Al crear un nuevo Lead se visualizará un formulario donde podrá registrarse la información del posible cliente.

Figura 7. Formulario de creación de Lead

General

Esta sección permite registrar la información principal del Lead.

• Probability: indica el porcentaje estimado de conversión del Lead en una oportunidad.
• Deadline: fecha límite estimada para el seguimiento del Lead.
• Title: nombre identificatorio del Lead.
• Sales Person: usuario responsable del seguimiento del Lead.
• Contact: permite seleccionar un contacto existente.
• Contact Name: nombre del contacto asociado al Lead.
• Contact Email: correo electrónico del contacto.
• Contact Phone: teléfono de contacto.
• Tags: permite asignar etiquetas para facilitar la clasificación y búsqueda de registros.
• Priority: nivel de prioridad asignado al Lead.

nota

Al seleccionar un contacto existente, el sistema completará automáticamente determinados campos utilizando la información previamente registrada.

Notes

Permite registrar información adicional, comentarios o detalles relevantes relacionados con el Lead.

Extra Info

Permite registrar información complementaria asociada al Lead.

Figura 8. Pestaña Extra Info del Lead

Company Information

Permite registrar los datos de ubicación y empresa asociados al Lead.

• Company: empresa asociada al Lead.
• Street: dirección principal.
• Street 2: dirección complementaria.
• City: ciudad.
• ZIP Code: código postal.
• Country: país.
• State: provincia o estado.

Contact Information

Permite registrar información adicional del contacto asociado al Lead.

• Job Position: cargo o puesto del contacto.
• Contact Website: sitio web asociado al contacto o empresa.

Ownership

Permite definir la asignación interna del Lead dentro de la organización.

• Company: compañía interna asociada al registro.
• Sales Team: equipo comercial responsable del Lead.

nota

La información de esta sección es opcional y puede completarse según las necesidades de gestión y seguimiento del Lead.

Acciones finales

Una vez completada la información del Lead, estarán disponibles las siguientes acciones:

• Create: guarda el Lead y cierra el formulario.
• Create & Create Another: guarda el Lead actual y abre un nuevo formulario para registrar otro Lead.
• Cancel: cancela la operación sin guardar los cambios realizados.

Acciones sobre un Lead

Una vez creado un Lead, será posible acceder a su información desde el listado de Leads para consultar, modificar o eliminar el registro. Para ello, se puede:

• Hacer clic sobre el registro correspondiente.
• Utilizar el menú ActionGroup (⋮) disponible al final de cada fila.

Figura 9. ActionGroup disponible para un Lead

Visualización del Lead

La opción View permite acceder al detalle completo de un Lead.

Al acceder, se visualizará toda la información registrada, incluyendo datos generales, notas e información adicional.

Figura 10. Visualizar un Lead

Desde esta vista estarán disponibles las siguientes acciones:

Figura 11. Acciones disponibles desde la opcion View

Convert to Opportunity

La opción Convert to Opportunity permite transformar un Lead en una oportunidad comercial cuando ha sido calificado como viable para continuar el proceso de ventas.

Al seleccionar esta opción, el sistema solicitará una confirmación antes de realizar la conversión.

Figura 12. Confirmación de conversión a Oportunidad

Acciones disponibles

• Confirm: convierte el Lead en una Oportunidad.
• Cancel: cancela la operación sin realizar cambios.

nota

Una vez convertido, el registro dejará de gestionarse como Lead y pasará a formar parte del listado de Opportunities.

Lost

La opción Lost permite marcar un Lead como perdido cuando no exista posibilidad de continuar con la gestión comercial.

Al seleccionar esta opción, se abrirá una ventana donde será necesario indicar el motivo de la pérdida del Lead y, opcionalmente, registrar información adicional.

Figura 13. Confirmación de Lead perdido.

Campos disponibles

• Lost Reason: permite seleccionar el motivo por el cual el Lead fue marcado como perdido.
• Lost Description: permite registrar observaciones o detalles adicionales relacionados con la pérdida del Lead.

nota

Las opciones disponibles en el campo Lost Reason son configurables desde CRM → Configurations → Lost Reasons.

Acciones disponibles

• Submit: guarda la información y marca el Lead como perdido.
• Cancel: cancela la operación sin realizar cambios.

nota

Los Leads marcados como perdidos podrán visualizarse posteriormente desde la vista Lost del listado de Leads y restaurarse cuando sea necesario accediendo a la opción View de la misma.

Edit

permite modificar la información registrada en el Lead.

Chatter

El Chatter permite registrar comunicaciones, notas y actividades relacionadas con un Lead, facilitando el seguimiento y la colaboración entre usuarios.

Figura 14. Chatter de un Lead

Acciones disponibles

• Send Message: permite enviar mensajes y mantener conversaciones relacionadas con el Lead.
• Log Note: permite registrar notas internas para seguimiento.
• Schedule Activity: permite programar actividades asociadas al Lead.

nota

Para más información sobre el funcionamiento del Chatter y la gestión de actividades, consultar la sección Chatter y Actividades.

Editar un Lead

La opción Edit habilita el formulario del Lead en modo edición, permitiendo modificar la información registrada.

Una vez realizados los cambios, hacer clic en Save Changes para guardar la información o en Cancel para descartar las modificaciones.

Figura 15. Editar un Lead

Eliminar un Lead

La opción Delete permite eliminar un Lead para que deje de visualizarse en el listado principal.

Una vez eliminado, el Lead continuará disponible en la vista Archived, desde donde podrán realizarse las siguientes acciones que podrán ejecutarse desde el menú ActionGroup de cada registro o mediante Bulk Actions al seleccionar uno o más Leads.

• Restore: permite restaurar el Lead y devolverlo al listado principal.
• Force Delete: elimina el Lead de forma permanente del sistema.

aviso

Los Leads eliminados mediante la opción Force Delete no podrán restaurarse posteriormente.