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¿Para qué sirve este documento?
Este documento explica cómo el módulo de Operaciones de MIDLA Platform acompaña el trabajo diario de una empresa logística: freight forwarders, agentes de carga, operadores courier y empresas de transporte.
El objetivo es entender qué puede hacer el sistema, cómo se organiza la información y cómo cada concepto se traduce en la operación real.
1. El concepto central: la Operación (Shipment)
Todo en el módulo de operaciones gira alrededor de un objeto central: el Shipment (envío u operación).
Un Shipment representa el proceso completo de mover una mercancía desde un punto de origen hasta su destino. Puede ser algo tan simple como un paquete urgente entre dos ciudades, o algo tan complejo como un contenedor de 40 pies que cruza tres países con trasbordo en un puerto intermedio.
Cada Shipment tiene un número de referencia único generado automáticamente por el sistema. El formato incluye códigos que identifican el modelo logístico, el modo de transporte y la dirección comercial. Por ejemplo: FF-O-I-00123 identifica un freight forwarding marítimo de importación.
Estados del Shipment
Un Shipment avanza por los siguientes estados a lo largo de su vida:
Borrador → Confirmado → Cerrado (operativamente) → Cerrado (contablemente)
↓
Cancelado
- Borrador: la operación se está cargando, todavía no está confirmada.
- Confirmado: la operación está activa y se puede operar.
- Cerrado operativamente: la operación finalizó logísticamente.
- Cerrado contablemente: todos los cargos fueron facturados/liquidados.
- Cancelado: la operación no se ejecutó.
2. Las cuatro dimensiones de una operación
Para clasificar correctamente una operación, el sistema usa cuatro dimensiones. La combinación de estas cuatro define completamente el tipo de operación y habilita los campos, validaciones y comportamientos correspondientes.
2.1 Trade Direction — Dirección Comercial
Indica la dirección del flujo de la mercancía respecto al país de operación.
| Valor | Descripción |
|---|---|
| Importación | La mercancía entra al país donde opera el cliente o el operador logístico. |
| Exportación | La mercancía sale del país hacia un destino internacional. |
| Doméstico | El transporte ocurre dentro del mismo país, sin cruzar fronteras. |
| Drop | Operación entre dos países distintos donde el operador logístico coordina sin estar físicamente en ninguno de los dos (también conocido como Cross Trade). |
2.2 Transport Mode — Modo de Transporte
Indica el medio físico principal con el que se mueve la carga.
| Valor | Cuándo se usa |
|---|---|
| Marítimo (Ocean) | Envíos internacionales de gran volumen, contenedores, carga granel. |
| Aéreo (Air) | Envíos urgentes, mercadería de alto valor, perecederos. |
| Terrestre (Inland) | Transporte dentro del país o entre países limítrofes por carretera. |
¿Y el transporte multimodal? Una operación que combina varios medios (por ejemplo: un camión lleva la carga al puerto y luego viaja en barco) se gestiona mediante tramos de ruta (Routing Legs). Cada tramo tiene su propio modo de transporte. El sistema no necesita un tipo especial "multimodal" porque la combinación se arma naturalmente en la ruta.
2.3 Logistics Model — Modelo Logístico
Describe cómo se organiza y gestiona la operación desde el punto de vista del servicio ofrecido.
| Valor | Descripción |
|---|---|
| Freight Forwarding | Modelo tradicional de transporte internacional. El operador coordina la cadena completa: documentación, carriers, agentes en origen y destino, aduana. |
| Courier | Envíos pequeños o urgentes gestionados por operadores especializados. Flujo más simple y estandarizado. |
2.4 Cargo Model — Modelo de Carga
Indica cómo se contrata el espacio de transporte y cómo se agrupa la carga. Esta dimensión es especialmente relevante para marítimo y terrestre.
| Valor | Aplica a | Descripción |
|---|---|---|
| FCL (Full Container Load) | Marítimo | El cliente ocupa el contenedor completo. |
| LCL (Less than Container Load) | Marítimo | La carga del cliente se agrupa con la de otros en un mismo contenedor. |
| FTL (Full Truck Load) | Terrestre | El cliente ocupa el camión completo. |
| LTL (Less than Truck Load) | Terrestre | La carga del cliente se agrupa con la de otros en un mismo camión. |
| Parcel | Aéreo / Courier | Paquetes individuales. |
3. Estructura del Shipment — Direct, House y Master
Esta es una de las características más poderosas del sistema y fundamental para entender el trabajo de un freight forwarder.
Shipment Directo (Direct)
Es el caso más simple: un envío de un cliente, de un origen a un destino. No hay consolidación.
[Cliente A] ──→ [Shipment Directo] ──→ [Destino]
Shipment House
Un House es el envío individual de un cliente que viaja dentro de una consolidación mayor. El cliente ve su mercancía como un envío propio, con su propio número de referencia y su propio seguimiento, pero físicamente viaja junto con la carga de otros clientes.
Shipment Master
Un Master es la operación contenedora. Agrupa múltiples Houses en un único envío físico (un contenedor LCL, un vuelo de grupaje, un camión consolidado). El Master es lo que se negocia con el carrier.
[Cliente A] ──→ [House A] ──┐
[Cliente B] ──→ [House B] ──┼──→ [Master] ──→ [Carrier (barco/avión/camión)]
[Cliente C] ──→ [House C] ──┘
¿Por qué es importante esta estructura?
- Permite emitir documentos individuales para cada cliente (House BL, HAWB) y un documento consolidado para el carrier (Master BL, MAWB).
- Permite facturar individualmente a cada cliente por su parte de la carga.
- Permite hacer seguimiento separado por cliente, aunque la carga viaje junta.
- Los cargos del Master (flete principal) se distribuyen entre los Houses automáticamente.
4. Los actores de una operación
Una operación logística puede involucrar a múltiples empresas y personas. El sistema permite registrar todos los actores relevantes para cada envío.
| Actor | Rol en la operación |
|---|---|
| Cliente | Empresa que contrata el servicio logístico con el operador. Es quien paga. |
| Shipper | Empresa o persona que despacha la mercancía (el vendedor, el proveedor). |
| Consignee | Empresa o persona que recibe la mercancía (el comprador, el destinatario). |
| Agente | Representante logístico en el país de origen o destino que colabora en la operación. |
| Carrier | Empresa transportista que mueve físicamente la carga (naviera, aerolínea, transportista). Se registra por tramo de ruta. |
| Broker (Despachante) | Especialista en aduana que gestiona los trámites de importación o exportación. |
| Depósito / Almacén | Empresa donde se almacena la mercancía antes o después del transporte. |
| Operador | Persona interna del equipo que gestiona la operación. |
| Vendedor | Comercial interno responsable del cliente. |
| Account Manager | Responsable interno de la cuenta del cliente. |
5. La Ruta — Routing Legs
Una operación raramente es un movimiento simple de A a B. En la práctica, la carga pasa por varios puntos y es transportada por distintos carriers. El sistema gestiona esto mediante tramos de ruta (Routing Legs).
Tipos de tramos
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Pre-Carriage | Transporte desde el origen hasta el punto de embarque (ej: fábrica → puerto de origen). |
| Main Carriage | Transporte principal entre el puerto/aeropuerto de origen y el de destino. |
| On-Carriage | Transporte desde el punto de desembarque hasta el destino final (ej: puerto de destino → almacén del cliente). |
Información por tramo
Cada tramo registra:
- Origen y destino del tramo.
- Modo de transporte de ese tramo específico.
- Carrier responsable.
- Número de referencia del carrier (booking number, AWB, BL, guía).
- Buque o vuelo (para tramos marítimos o aéreos).
- Fechas ETD / ETA (estimadas) y ATD / ATA (reales) — esenciales para el seguimiento.
- Cut-off (fecha límite de entrega de carga al carrier).
- Direcciones de pickup y entrega dentro del tramo.
Esto permite tener una visión completa de la ruta con sus fechas en cada punto, y detectar demoras tramo por tramo.
6. La Carga — Packages e Ítems
La mercancía dentro de cada operación se registra con el nivel de detalle que el negocio requiera.
Información por bulto / unidad de carga
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de bulto | Caja, palet, contenedor, drum, bobina, etc. |
| Mercancía (Commodity) | Clasificación del tipo de carga (electrónica, textiles, alimentos, etc.). |
| Cantidad de piezas | Número de bultos. |
| Descripción | Descripción del contenido. |
| Dimensiones | Largo × Ancho × Alto con unidad de medida. |
| Peso bruto | Con unidad de medida (kg, lb, etc.). |
| Código HS | Código arancelario (Harmonized System). |
| Valor declarado | Para seguros y documentos aduaneros. |
| Valor asegurado | Para contratación de seguro. |
| Referencias propias | Números de referencia del cliente o del sistema. |
| Mercancía peligrosa | Indicador y descripción de materiales peligrosos (DG). |
| SSCC / LPN | Códigos de barras logísticos (para integración con WMS). |
Cálculos automáticos
El sistema calcula automáticamente:
- Volumen en CBM (metros cúbicos) a partir de las dimensiones.
- Peso volumétrico para aéreo y marítimo, aplicando los factores de conversión estándar de la industria.
- Cantidad de TEU para operaciones marítimas con contenedores.
Estos cálculos son la base para la liquidación de fletes, ya que la mayoría de los cargos se cobran sobre el mayor entre peso real y peso volumétrico.
7. Los Cargos — Ingresos y Egresos de la Operación
Una de las funcionalidades más importantes del módulo es la gestión de los cargos de cada operación.
Tipos de cargo
Cada cargo tiene una dirección:
- Cobrable (Receivable): lo que el operador le cobra al cliente.
- Pagable (Payable): lo que el operador le paga al proveedor (carrier, agente, broker, etc.).
Medición de los cargos
Los cargos se calculan sobre distintas bases de medición:
| Base | Descripción |
|---|---|
| Por contenedor | Un monto fijo por cada contenedor de la operación. |
| Por TEU | Por unidades equivalentes de veinte pies (para contenedores de 40 pies = 2 TEU). |
| Por peso | Precio × peso cobrable (el mayor entre peso real y volumétrico). |
| Por CBM | Precio × volumen en metros cúbicos. |
| Por peso bruto | Precio × peso bruto real. |
| Por cantidad | Precio × número de piezas o bultos. |
| Fijo | Monto fijo independiente de la cantidad. |
| Por producto | Precio unitario por ítem. |
Tipos de cargo configurables
El sistema tiene un catálogo de tipos de cargo (Freight, Surcharge, Local Charges, Customs) que el operador puede configurar según sus necesidades. Cada tipo de cargo tiene:
- Producto contable asociado (para integración con el módulo de contabilidad).
- Grupo de cargo.
- Base de medición por defecto.
- Aplicabilidad: a qué modelos logísticos, modos de transporte y direcciones aplica.
- Orden de visualización.
Del cargo a la factura
Una vez completados los cargos de una operación, el sistema puede generar facturas automáticamente agrupando los cargos por cliente/proveedor y moneda. Esto integra directamente con el módulo de contabilidad, eliminando la necesidad de volver a ingresar la información.
8. Tarifas y Cotización
El módulo incluye un motor de tarifas que permite gestionar la estructura de precios del operador.
¿Qué es una tarifa?
Una Tarifa (Tariff) es un conjunto de precios para un servicio específico, válido por un período determinado. Puede ser:
- Una tarifa de flete (lo que cobra el carrier).
- Una tarifa de recargos (BAF, CAF, THC, etc.).
- Una tarifa de gastos locales (handling en origen/destino).
- Una tarifa de aduana.
Versionado de tarifas
Las tarifas tienen versiones. Esto permite mantener el historial de precios y gestionar cambios de tarifa sin perder la información histórica. Solo una versión está vigente a la vez.
Líneas de tarifa
Dentro de cada versión, hay líneas que definen los precios por combinación de:
- Origen y destino (con opción "todos los orígenes" o "todos los destinos").
- Ruta vía (para especificar puertos de trasbordo).
- Tipo de envío (FCL 20', FCL 40', LCL, etc.).
- Carrier específico (opcional).
- Período de validez por línea.
- Precio, cargo mínimo y tiempo de tránsito.
Pricing escalado (Breaks)
Las líneas de tarifa soportan pricing por escala: el precio unitario cambia según la cantidad. Por ejemplo, un precio por kg para los primeros 45 kg y otro precio para el exceso. Fundamental para tarifas aéreas.
9. Operaciones de Depósito — Receipts
El módulo también gestiona los movimientos de mercancía dentro de los depósitos o almacenes asociados a la operación.
¿Qué es un Receipt?
Un Receipt (Recepción/Expedición) es un registro de movimiento de mercancía en el depósito. Puede ser:
- Ingreso (Incoming): la mercancía entra al depósito.
- Egreso (Outgoing): la mercancía sale del depósito.
- Movimiento interno (Internal): transferencia dentro del mismo depósito.
- Dropship: mercancía que no pasa físicamente por el depósito.
Estados del Receipt
Borrador → Confirmado → Mercancía Llegada → Asignada → Completado
↓
Cancelado
Vinculación con el Shipment
Los Receipts se pueden vincular a un Shipment, cerrando así el circuito entre la operación logística y el movimiento físico de la mercancía en el depósito.
Historial de movimientos
Cada cambio de estado del Receipt queda registrado como un Movimiento, con la fecha exacta y el usuario que lo realizó. Esto provee trazabilidad completa del ciclo de vida de la mercancía en el depósito.
10. Configuración del sistema
El módulo incluye un conjunto de catálogos configurables que permiten adaptar el sistema a la operación de cada empresa.
| Catálogo | Descripción |
|---|---|
| Tipos de bulto | Caja, pallet, contenedor, drum, etc. Con indicadores de si aplica a aéreo, marítimo o terrestre. |
| Tipos de contenedor | 20', 40', 40' HC, Reefer, Open Top, etc. |
| Commodities | Clasificación de tipos de carga. |
| Buques | Registro de barcos con código IMO. |
| Oficinas de aduana | Aduanas habilitadas por país. |
| Tipos de cargo | Configuración de los cargos posibles (flete, surcharges, gastos locales, etc.). |
| Tipos de movimiento | Move Types para clasificar el servicio (Port-to-Port, Door-to-Door, etc.). |
| Modos de servicio | Service Modes según el alcance del servicio ofrecido. |
| Grupos y Tipos de operación de depósito | Configuración de los tipos de operaciones WMS y sus capacidades. |
11. Integración con otros módulos
El módulo de Operaciones no trabaja de forma aislada. Está integrado con el resto de la plataforma:
| Módulo | Integración |
|---|---|
| Contabilidad | Los cargos de los shipments generan asientos contables y facturas automáticamente. |
| Partners | Todos los actores (clientes, carriers, agentes, brokers, depósitos) se gestionan en el módulo de partners y se reutilizan en las operaciones. |
| Productos | Los tipos de cargo se asocian a productos contables para la correcta imputación. |
| Lugares (Places) | Los orígenes, destinos y rutas usan el catálogo de lugares del sistema (puertos, aeropuertos, ciudades, depósitos). |
| Proyectos | Una operación puede vincularse a un proyecto para agrupar operaciones relacionadas. |
| PDF / Documentos | El sistema puede generar documentos PDF para los distintos actores de la operación. |
12. ¿Cómo ayuda el sistema a la operación?
Para el equipo operativo
- Cada operación tiene toda la información centralizada: ruta, carga, actores, documentos y fechas, en un solo lugar.
- Las fechas ETD/ETA/ATD/ATA por tramo permiten hacer seguimiento de demoras en tiempo real.
- La generación automática de referencias evita errores de numeración.
- El sistema de prioridad (1-3 estrellas) permite identificar rápidamente las operaciones críticas.
- El sistema de notas internas y notas para el cliente separa la comunicación interna de la externa.
Para el equipo comercial
- Las tarifas versionadas permiten cotizar con precios actualizados y tener historial de los precios ofrecidos.
- La vinculación entre operaciones y clientes facilita el seguimiento comercial por cuenta.
Para el equipo de finanzas
- La gestión de cargos cobrables y pagables dentro de la operación da visibilidad del margen operativo antes de facturar.
- La generación automática de facturas desde los cargos elimina el doble ingreso de información.
- El cierre contable de operaciones permite identificar qué operaciones tienen cargos pendientes de liquidar.
Para el depósito
- Los Receipts vinculados a las operaciones permiten hacer seguimiento del estado físico de la mercancía.
- El historial de movimientos da trazabilidad completa de cada paso en el depósito.
- La gestión de pesos, dimensiones y contenidos facilita la operación física y el control de inventario.
Para auditoría y control
- Todas las operaciones tienen registro de creación y modificación con usuario y fecha.
- Los cambios de estado son auditados.
- La vinculación entre cargos y facturas permite rastrear el origen de cada movimiento contable.
- Los reportes y exportaciones permiten analizar la operación con herramientas externas.
Resumen: El ciclo completo de una operación
1. COTIZACIÓN
└─ Se consultan tarifas vigentes para la ruta y tipo de carga.
2. APERTURA DEL SHIPMENT
└─ Se crea el Shipment (Direct, House o Master) con todos los datos.
└─ Se define: Trade Direction, Transport Mode, Logistics Model, Cargo Model.
└─ Se registran todos los actores involucrados.
3. RUTA Y TRAMOS
└─ Se definen los Routing Legs con carrier, fechas ETD/ETA y referencias.
4. CARGA
└─ Se registran los packages con peso, dimensiones, commodity y referencias.
5. CARGOS
└─ Se cargan los cobros al cliente (receivable) y los pagos a proveedores (payable).
└─ El sistema calcula automáticamente los montos según la base de medición.
6. DEPÓSITO (si aplica)
└─ Se crean los Receipts vinculados al Shipment para gestionar los movimientos físicos.
7. SEGUIMIENTO OPERATIVO
└─ Se actualizan las fechas reales (ATD/ATA) en cada tramo.
└─ Se actualiza el estado del Shipment a medida que avanza.
8. CIERRE OPERATIVO
└─ Se marca la operación como cerrada operativamente.
9. FACTURACIÓN
└─ Se generan las facturas a clientes y las liquidaciones a proveedores desde los cargos.
10. CIERRE CONTABLE
└─ Se marca la operación como cerrada contablemente.