Depósitos
¿Para qué sirve este documento?
Este documento explica cómo funciona el módulo de Receipts (Recepciones / Expediciones) dentro de MIDLA, y cómo acompaña el trabajo diario en el depósito o almacén logístico.
El módulo de Receipts gestiona el movimiento físico de la mercancía dentro de los depósitos asociados a la operación: recepciones de carga, despachos, movimientos internos y el control detallado de cada bulto y su contenido.
1. ¿Qué es un Receipt?
Un Receipt es el registro de un movimiento de mercancía en el depósito. Representa la operación de mover carga hacia adentro, hacia afuera o dentro de un almacén.
Cada Receipt tiene un nombre generado automáticamente por el sistema a partir del código de secuencia configurado en el tipo de operación. Por ejemplo: REC-0001, EXP-0042, INP-0015. Este nombre sirve como identificador único de la operación de depósito.
El Receipt dentro del ecosistema logístico
El Receipt no es un concepto aislado. Vive dentro del ciclo logístico más amplio y se vincula con los Shipments (operaciones de transporte). La relación es la siguiente:
[Shipment (operación de transporte)]
│
├──→ [Receipt INGRESO] ← La mercancía llega al depósito
│
├──→ [Receipt INTERNO] ← La mercancía se mueve dentro del depósito
│
└──→ [Receipt EGRESO] ← La mercancía sale del depósito
Esto permite tener trazabilidad completa: desde el momento en que la carga llega físicamente al depósito, cómo se mueve internamente y cuándo sale hacia su destino final.
2. Tipos de Operaciones de Depósito
Cada Receipt tiene un Tipo de Operación que define qué clase de movimiento representa.
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Ingreso (Incoming) | La mercancía entra al depósito. Puede ser una recepción de importación, una devolución, un ingreso para almacenaje, etc. |
| Egreso (Outgoing) | La mercancía sale del depósito. Puede ser un despacho al cliente, una exportación, una transferencia a otro punto. |
| Interno (Internal) | La mercancía se mueve dentro del mismo depósito. Por ejemplo, de una zona de recepción a una zona de almacenaje, o de depósito a depósito. |
| Dropship | La mercancía no pasa físicamente por el depósito pero se registra el movimiento a efectos de documentación y trazabilidad. |
3. Configuración: Grupos y Tipos de Operación
El sistema permite configurar las operaciones de depósito de forma flexible y adaptada a cada empresa. Esta configuración se hace en dos niveles.
3.1 Grupos de Operación (Operation Groups)
Un Grupo de Operación es una agrupación de tipos de operaciones asociada a un depósito específico. Define las capacidades de gestión de carga de ese grupo.
Cada grupo tiene dos configuraciones clave:
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Gestionar Unidades de Manejo (HU) | Habilita el registro de bultos (cajas, paletas, contenedores) dentro del Receipt. Es la gestión a nivel de paquete físico. |
| Gestionar Líneas (Lines) | Habilita el registro de ítems individuales (SKUs) dentro de cada bulto. Es la gestión al nivel de producto. |
Estas dos configuraciones determinan el nivel de detalle que se registra en cada operación de ese grupo. Por ejemplo:
- Un depósito de tránsito podría solo gestionar bultos, sin necesidad de abrir cada caja.
- Un depósito de fulfillment podría gestionar tanto HU como líneas (SKUs) para un control de inventario preciso.
3.2 Tipos de Operación (Operation Types)
Dentro de cada Grupo, se definen los Tipos de Operación concretos. Cada tipo tiene:
- Nombre: descripción del tipo (ej: "Recepción de Importación", "Despacho a Cliente").
- Tipo base: Ingreso, Egreso, Interno o Dropship.
- Código de secuencia: prefijo para el nombre automático del Receipt (ej:
REC,EXP,INT). - Opciones de información adicional (solo para Ingresos):
- Gestionar Consignatario: habilita el campo de consignatario en el Receipt.
- Gestionar Información de Llegada: habilita la sección con datos del carrier de llegada y fechas.
- Gestionar Información de Despacho: habilita la sección con datos del modo y fecha de despacho.
Esta arquitectura permite que el sistema se adapte a distintos flujos operativos sin necesidad de personalización de código.
4. Los actores de un Receipt
| Actor | Rol |
|---|---|
| Depósito (Warehouse) | El almacén donde ocurre el movimiento. Se determina automáticamente a partir del tipo de operación. |
| Cliente (Customer) | Empresa dueña de la mercancía. Campo obligatorio. |
| Shipper | Empresa que envía la mercancía al depósito (el proveedor o exportador). |
| Consignatario (Consignee) | Empresa destinataria de la mercancía (visible si el tipo de operación lo habilita). |
| Carrier de llegada | Transportista que trae la mercancía al depósito (visible si el tipo de operación habilita información de llegada). |
5. Información de Llegada
Cuando el tipo de operación lo habilita, el Receipt registra información sobre cómo llega la mercancía al depósito:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Shipper | Quién envía la mercancía. |
| Fecha estimada de llegada | Cuándo se espera que llegue la carga. |
| Carrier de llegada | Transportista que trae la mercancía (camión, aerolínea, courier, etc.). |
| Tracking de llegada | Número de seguimiento del transporte de llegada. |
Esta información es clave para la planificación del depósito: saber cuándo llega una carga, quién la trae y qué carrier.
6. Información de Despacho
Para operaciones de egreso o cuando el tipo lo requiere, el Receipt también registra cómo saldrá la mercancía:
| Campo | Modo / Descripción |
|---|---|
| Modo de despacho | Aéreo / Marítimo / Courier / Pickup / Freight / Entrega a domicilio / Terrestre |
| Fecha estimada de despacho | Cuándo se espera que salga la carga. |
| Tracking de despacho | Número de seguimiento del transporte de salida. |
Esto permite coordinar los recursos del depósito para preparar la carga a tiempo según el medio de transporte de salida.
7. Los estados del Receipt
Un Receipt avanza por los siguientes estados a lo largo de su ciclo de vida:
Borrador
│
▼
Confirmado ──────────────────────────┐
│ │
▼ │
Llegado │ (puede cancelarse
│ │ desde cualquier
▼ │ estado activo)
Asignado │
│ ▼
▼ Cancelado
Completado
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | El Receipt está siendo creado. Todavía no está activo. |
| Confirmado | El Receipt fue confirmado. La operación está planificada y se espera la mercancía. |
| Llegado | La mercancía llegó físicamente al depósito. |
| Asignado | La mercancía fue asignada a una ubicación o recurso dentro del depósito. |
| Completado | La operación de depósito se cerró exitosamente. |
| Cancelado | La operación no se ejecutó. |
Retroceso de estado
El sistema permite retroceder al estado anterior si se cometió un error en la transición. Por ejemplo, si se marcó una carga como "Llegada" pero en realidad aún no llegó, se puede volver a "Confirmado".
Cada cambio de estado — ya sea avance o retroceso — queda registrado con fecha y usuario.
8. Historial de Movimientos
Cada cambio de estado genera automáticamente un Movimiento (Receipt Movement). El historial de movimientos es el registro cronológico completo de todo lo que pasó con el Receipt.
Cada movimiento registra:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Estado anterior | De qué estado venía (vacío si es el estado inicial). |
| Estado nuevo | A qué estado pasó. |
| Usuario | Quién realizó el cambio. |
| Fecha y hora | Cuándo ocurrió el cambio (no necesariamente igual a la fecha de carga en el sistema). |
| Nota | Comentario opcional que explica el motivo del cambio. |
Este historial es inmutable — no se puede editar ni eliminar — lo que garantiza la trazabilidad completa para auditorías.
9. Los Paquetes — Gestión de Unidades de Manejo
Cuando el grupo de operación tiene habilitada la gestión de unidades de manejo (HU), el Receipt permite registrar los bultos físicos de la mercancía.
Información por paquete
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de bulto | Caja, paleta, contenedor, drum, bobina, etc. |
| Mercancía (Commodity) | Clasificación del tipo de carga. |
| Cantidad de piezas | Número de unidades de este tipo. |
| Descripción del contenido | Descripción de lo que contiene el bulto. |
| Dimensiones | Largo × Ancho × Alto con unidad de medida (cm, m, in). |
| Peso bruto | Peso físico de los bultos con unidad de medida (kg, lb). |
| Código HS | Código arancelario del contenido (Harmonized System). |
| Valor declarado | Para seguros y documentos aduaneros. |
| Valor asegurado | Para contratación de seguro. |
| Referencia 1 / Referencia 2 | Números de referencia adicionales del cliente o del sistema. |
| LPN | License Plate Number — etiqueta de identificación del bulto en el depósito. |
| SSCC-18 | Serial Shipping Container Code — código de barras estándar GS1 para identificación logística. |
| Mercancía peligrosa | Indicador si el bulto contiene materiales peligrosos (DG), con descripción. |
| Nota | Observaciones libres sobre el bulto. |
Identificadores de bulto: LPN y SSCC-18
Estos dos campos merecen una explicación especial porque son la base de la trazabilidad individual:
- LPN (License Plate Number): etiqueta interna que se pega al bulto en el depósito. Permite escanear el bulto y ubicarlo dentro del sistema sin necesidad de conocer su contenido.
- SSCC-18: código estándar internacional de 18 dígitos (norma GS1) que identifica unívocamente un contenedor de transporte en toda la cadena logística. Es el código de barras que aparece en la etiqueta logística del pallet o caja.
10. Los Ítems — Gestión a Nivel de SKU
Cuando el grupo de operación tiene habilitada la gestión de líneas, cada paquete puede contener ítems (líneas de producto). Esto permite el control de inventario al nivel de unidad de stock individual.
Información por ítem
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Descripción | Descripción del producto. |
| SKU | Código de referencia del producto (Stock Keeping Unit). |
| Código de producto | Código interno del producto. |
| Número de serie | Para productos que requieren trazabilidad por número de serie. |
| Marca | Fabricante o marca del producto. |
| Modelo | Modelo específico del producto. |
| Cantidad | Unidades con su unidad de medida (unidades, pares, docenas, etc.). |
| Peso | Peso del ítem. |
| Código HS | Código arancelario del ítem. |
| Valor declarado | Valor declarado para aduana. |
| Valor asegurado | Valor para seguro. |
| Referencia de catálogo | Vínculo opcional con el catálogo de productos del cliente. |
¿Cuándo conviene gestionar ítems?
La gestión a nivel de ítem es útil cuando:
- Se necesita control de inventario exacto por SKU.
- Los productos tienen número de serie y deben trazarse individualmente.
- La aduana requiere detalle exacto de contenidos.
- El cliente requiere un reporte de recepción con detalle de productos.
Para operaciones de tránsito rápido o carga a granel, suele ser suficiente gestionar a nivel de paquete.
11. Estructura jerárquica de la carga
La carga dentro de un Receipt se organiza en tres niveles:
Receipt (operación de depósito)
└── Package (bulto / unidad de manejo)
├── Package Item (ítem / SKU) ← solo si se gestionan líneas
├── Package Item
└── Package Item
Esta estructura permite capturar exactamente el nivel de detalle que la operación requiere, sin imponer complejidad innecesaria cuando no hace falta.
12. Vinculación con otras entidades
Vinculación con Shipments
Un Receipt puede vincularse a un Shipment (operación de transporte) mediante los campos de origen:
- Tipo de origen: identifica el sistema o módulo de donde proviene (ej: un Shipment del módulo de operaciones).
- ID de origen: el identificador de la operación relacionada.
- Referencia de origen: el número de referencia del documento de origen (ej: el número de BL, AWB o referencia del Shipment).
Esta vinculación cierra el circuito entre la operación logística (Shipment) y el movimiento físico en el depósito (Receipt).
Vinculación con otro Receipt (Orden relacionada)
Un Receipt puede vincularse a otro Receipt como orden relacionada. Esto es útil cuando una operación depende de otra. Por ejemplo:
- Un egreso que solo puede ejecutarse después de que se complete un ingreso.
- Una transferencia interna que genera tanto un egreso de una zona como un ingreso en otra.
Incoterm
Cada Receipt puede tener asociado un Incoterm (término de comercio internacional: EXW, FOB, CIF, DAP, etc.) que define las responsabilidades entre comprador y vendedor respecto al transporte y seguro.
Control de Calidad (QC)
El campo Requiere QC marca que esta operación necesita una inspección de calidad antes de poder avanzar en el proceso. Es una señal para el equipo de calidad del depósito.
13. Control de acceso y permisos
El módulo de Receipts tiene un sistema de permisos granular que permite definir exactamente qué puede hacer cada usuario:
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver listado | Puede ver la lista de Receipts. |
| Ver detalle | Puede abrir y ver un Receipt. |
| Crear | Puede crear nuevos Receipts. |
| Editar | Puede modificar Receipts existentes. |
| Eliminar | Puede eliminar un Receipt. |
| Restaurar | Puede restaurar Receipts eliminados. |
| Eliminar definitivamente | Puede eliminar de forma permanente. |
14. Vistas preconfiguradas
El listado de Receipts tiene vistas preconfiguradas por estado que permiten al equipo de depósito ver rápidamente lo que necesita gestionar:
| Vista | Contenido |
|---|---|
| Confirmados | Operaciones planificadas esperando la llegada de la mercancía. |
| Llegados | Mercancía que llegó al depósito y está pendiente de procesar. |
| Asignados | Mercancía en proceso de ubicación o preparación. |
| Borradores | Operaciones en preparación, todavía no confirmadas. |
| Completados | Operaciones cerradas. |
| Cancelados | Operaciones canceladas. |
15. El ciclo completo de un Receipt de Ingreso
Este es el flujo típico de un ingreso de mercancía al depósito:
1. CREACIÓN (Borrador)
└─ Se selecciona el tipo de operación (ej: "Recepción de Importación").
└─ El depósito se asigna automáticamente según el tipo.
└─ Se carga el cliente y, opcionalmente, shipper y consignatario.
└─ Se registra la información de llegada: carrier, fecha estimada, tracking.
└─ El sistema genera el nombre automáticamente (ej: REC-0001).
2. CONFIRMACIÓN
└─ Se verifica la información y se confirma el Receipt.
└─ El equipo del depósito ya sabe que espera esta carga.
└─ Se puede planificar el espacio y los recursos.
3. REGISTRO DE LLEGADA
└─ La mercancía llega físicamente al depósito.
└─ Se cambia el estado a "Llegado".
└─ Se registran los paquetes recibidos: tipo, dimensiones, peso, referencias.
└─ Si se gestionan ítems, se registra el contenido de cada bulto.
└─ Si requiere QC, el equipo de calidad realiza la inspección.
4. ASIGNACIÓN
└─ La mercancía se asigna a una ubicación o se prepara para despacho.
└─ El estado pasa a "Asignado".
5. CIERRE
└─ La operación se marca como "Completada".
└─ El historial queda registrado con todos los movimientos y usuarios.
16. ¿Cómo ayuda el sistema al depósito?
Para el equipo de operaciones del depósito
- Saber con anticipación qué carga va a llegar, cuándo y con qué carrier, gracias a la información de llegada planificada.
- Registrar cada bulto con su peso, dimensiones y referencias en el momento de la recepción.
- Tener visibilidad inmediata de las operaciones pendientes por estado (confirmadas, llegadas, asignadas).
- Vincular directamente la operación de depósito con el Shipment correspondiente, sin duplicar información.
Para el equipo logístico
- Saber en qué estado está la carga dentro del depósito (¿llegó?, ¿fue procesada?, ¿ya salió?).
- Tener la información de llegada y despacho consolidada en el mismo lugar que la información de transporte.
- Acceder al historial completo de movimientos para resolver disputas o verificar fechas exactas.
Para el equipo comercial y de atención al cliente
- Informar al cliente cuándo llegó su mercancía al depósito con fecha y hora exacta.
- Tener el detalle de los bultos recibidos para contrastar con lo que esperaba el cliente.
- Acceder al tracking del carrier de llegada desde el mismo sistema.
Para auditoría y control
- El historial de movimientos es inmutable y registra usuario y fecha de cada cambio de estado.
- La vinculación con Shipments permite rastrear el ciclo completo de la operación.
- Los datos de pesos, dimensiones y referencias quedan registrados para comparar contra los documentos de transporte.
- Las exportaciones de datos permiten generar reportes de recepción para clientes o para uso interno.